決算作業の省力化

  昨年度の決算が無事終わった。前にも書いたが、経理の作業(記帳やファイルなど)は会社の業績をアップさせるものではない。むしろそれに使う時間が増えることで販売や開発時間が減り、会社業績に悪影響を与える。ウチのような超零細企業では、影響大だと思う。

 そこで昨年行った対策は、

1税理士を変える

2MFクラウドを入れる

3簡単にファイルできる仕組みを作る

4 Dropboxの活用

 1の税理士を変えるは1年間やってみて、経営時間の短縮と言う観点では大きく効果があった。前の税理士さんは定期的に月1回訪問があり、私は資料を全て出し月次決算を行って結果を報告してもらっていた。

これを5年程度続けたわけだが、ウチのような小さい会社は丁寧な月次決算報告は不要で Misocaなどのツールを使えば売り上げは簡単に把握できた。

なんとなく疑問に思いながら続けていたが、具体的にどう相談すれば良いかもわからず、税理士を変えると言う発想もなく、前の税理士の先生のやり方でかなり長い間無駄な打ち合わせをしてしまった。反省。

2今期初めてMFクラウドを導入してみたが、慣れるのに時間がかかった。正直まだ全体像把握しきれていないが、使っていくことで効率的になるのだろう。基本的にネット銀行を使っているのでその記録がそのまま使えると言うのはとても有意義だと思う。

3簡単なファイルとは、物理的に二穴の穴あけ機でスピーディーに穴をあけるて、バインダー入れることである。作業なので時間をかけずすいすい毎日できれば良い。

4元々前の税理士さんに、紙資料を渡さずに内容確認できるように、紙のファイル以外にDropbox内に電子データを保管。以前はコピー機でスキャンしていたが、席を立ってコピー機に行く時間がもったいないので、スマホから写真を撮ってDropboxアプリ経由でDropboxに保管。かなりの時間が削減になった。

資料の保管がすべて電子化されて、3の紙ファイルがなくなれば保管コストも浮くのだが。。。

みんなやっているだろうけれど、インターネット銀行、MFクラウド、Misoca、Dropbox等インターネット上のツールを活用することでより省力化が進み、もっと本来やりたいことに近づけるのではないかなな。

 正直このようなことを教えてくれる人がいればもっとラクだった。シェアオフィスであれば共有するのも簡単。少しでも省力化できるようおおたFabコワークに入ってくれた人には情報共有したり、士業のヒトの紹介も要望があればどをやっている。みんなで成長したい。サンキュー